HubSpot bietet dir mächtige Tools für Email Marketing, doch die Plattform funktioniert nur so gut wie die Strategie dahinter. Ob du deine erste Kampagne aufsetzt oder aus einem bestehenden Programm mehr ROI herausholen willst - die Befolgung von Email Marketing Best Practices in HubSpot ist der Unterschied zwischen einem verlässlichen Umsatzmotor und einer wachsenden Abmeldeliste.
Dieser Leitfaden behandelt die Kernpraktiken, die Top-Teams in HubSpot nutzen: von der Authentifizierung und Segmentierung über Automation, A/B-Tests bis hin zur Analytik. Jeder Abschnitt basiert auf Daten und ist direkt umsetzbar.
Wichtigste Erkenntnisse
- Nach HubSpot-Daten generieren segmentierte Listen 30% mehr Öffnungen und 50% mehr Klicks.
- Die ROI aus Email Marketing liegt typischerweise zwischen 10:1 und 36:1, Top-Programme übertreffen diese Spanne.
- Automatisierte E-Mails generierten 41% der Email-Bestellungen, machten aber nur 2% aller versendeten E-Mails aus.
- Um den Authentifizierungsstandards großer Email-Provider gerecht zu werden, wird empfohlen, deine Email-Senderdomain in HubSpot zu verbinden, indem du DKIM, SPF und DMARC einrichtest.
- Deine Cadence-Ziele sollten Abmeldungen unter 0,3% und Spam-Beschwerden unter 0,08% anstreben.
1. Authentifiziere deine Senderdomain vor allem anderen
Bevor du eine einzige Betreffzeile schreibst, lege dein technisches Fundament richtig. Email-Authentifizierung ist nicht optional.
Den Senden-Button zu drücken, ohne SPF, DKIM und DMARC einzurichten, signalisiert Email-Providern, dass deine Nachrichten gefälscht sein könnten. Selbst guter Inhalt landet nicht im Posteingang, wenn Authentifizierung fehlt oder falsch konfiguriert ist.
Die drei Kernprotokolle arbeiten zusammen: SPF bestätigt, welche Services E-Mails für deine Domain versenden dürfen, DKIM fügt eine kryptografische Signatur hinzu, damit Provider überprüfen können, dass die Nachricht nicht verändert wurde, und DMARC teilt Providern mit, was zu tun ist, wenn SPF oder DKIM fehlschlagen, und wohin Missbrauchsberichte gesendet werden.
In HubSpot ist das Setup unkompliziert. Der Domain-Verbindungsprozess umfasst drei separate DNS-Eintragstypen: DKIM, SPF und DMARC. DKIM erfordert zwei CNAME-Einträge, während SPF-Einträge und DMARC jeweils einen TXT-Eintrag benötigen.
Starten Sie DMARC im Überwachungsmodus (p=none), um Berichte zu erfassen und Bestätigungsquoten zu überprüfen, dann verschärfen Sie auf Quarantäne oder Ablehnung, sobald die Authentifizierung stabil ist.
Sobald deine Domain verifiziert ist, zeigt HubSpot einen Status "Authentifiziert" in deinen Domain-Einstellungen an, was bestätigt, dass alle drei Einträge aktiv und verifiziert sind.
2. Segmentiere deine Liste nach Verhalten und Lebenszyklus-Phase
Generische Rundfunknachrichten sind der schnellste Weg, dein Engagement zu zerstören. Automatisierte Email-Segmentierung nutzt dynamische Regeln und Echtzeitdaten, um Kontakte automatisch zu gruppieren, wodurch manuelle Listenaktualisierungen entfallen und die Kampagnenrelevanz steigt. Durch die Verbindung einheitlicher Kundendaten kannst du Segmente aufbauen, die sich basierend auf Verhalten, Lebenszyklus-Phase oder Engagement aktualisieren, und dann personalisierte Workflows und Inhalte für jede Gruppe auslösen.
Laut HubSpots 2025 State of Marketing Report zeigen segmentierte Email-Kampagnen eine 14,31% höhere Öffnungsrate und 100,95% höhere Klickrate im Vergleich zu nicht segmentierten Kampagnen.
HubSpot bietet zwei Listentypen zur Segmentierung:
- Aktive Listen: Dynamische Listen, die sich automatisch aktualisieren, wenn Kontakte festgelegte Kriterien erfüllen oder nicht mehr erfüllen. Perfekt für laufende Segmentierung, wie das Erfassen von Kontakten, die in den letzten 30 Tagen engagiert waren. Sie sparen Zeit und stellen sicher, dass Listen aktuell bleiben, ohne dass ein manueller Eingriff erforderlich ist.
- Statische Listen: Enthalten Datensätze, die zum Zeitpunkt des Speicherns des Segments Kriterien erfüllen, und werden nicht automatisch aktualisiert. Nutze diese für einmalige Versände, Event-Teilnehmer oder Messebesucher.
Wenn du Segmente aufbaust, beginne einfach. Starten Sie mit ein oder zwei Segmentierungskriterien, messen Sie die Ergebnisse, dann fügen Sie Komplexität hinzu. Ein einfaches Segment wie "hat in den letzten 90 Tagen gekauft" ist besser als ein komplexes Segment, das du nie verwendest. Während du Daten sammelst, schichte zusätzliche Kriterien wie Kaufhäufigkeit, durchschnittlicher Bestellwert oder Produktkategorie-Vorlieben hinzu.
Für einen tieferen Einblick in Segmentierungsstrategie siehe unseren Leitfaden zu Email List Segmentation Strategies That Boost ROI by 760%.
3. Nutze Personalisierungstoken über den Vornamen hinaus
Vornamen-Personalisierung ist Standard. Echte Personalisierung reagiert auf Verhalten. Beziehe dich darauf, was jemand heruntergeladen hat, würdige besuchte Seiten an und passe CTAs basierend auf Engagement-Verlauf an.
HubSpots Personalisierungstoken ziehen direkt aus Kontakt- und Unternehmenseigenschaften, die im CRM gespeichert sind. Du kannst einen Kontaktvornamen, Unternehmen, Berufsbezeichnung, Branche oder jede benutzerdefinierte Eigenschaft in Betreffzeilen und Email-Body-Text einfügen.
Die Daten unterstützen den Aufwand. Personalisierte Betreffzeilen erhöhen die Öffnungsrate um mindestens 50%.
Nutze HubSpots Smart Content Module in deinen Email-Templates, um unterschiedliche Messaging basierend auf Kontakteigenschaften wie Branche, Lebenszyklus-Phase oder Berufsbezeichnung anzuzeigen. Das bedeutet, eine einzelne Email-Vorlage kann mehrere Zielgruppensegmente mit kontextuell unterschiedlichen Inhaltsbausteinen bedienen.
Für praktische Beispiele von Personalisierung in Aktion siehe 7 Email Personalization Techniques That Boost Conversions 47%.
4. Baue Automation Workflows mit Lebenszyklus-Kontext
Email Marketing Programme performen oft unterdurchschnittlich, weil ihnen der Lebenszyklus-Kontext fehlt, sodass Nachrichten ankommen, ohne irgendeine Verbindung zum Bewusstseinsniveau, zur Absicht oder zur Evaluierungsphase des Empfängers.
HubSpots Workflow Builder löst dies, indem Email-Versände an Kontaktverhalten und Lebenszyklus-Phasenwechsel gebunden werden. Du kannst Automationssequenzen aufbauen, die durch Aktionen wie das Besuchen einer Pricing-Seite, das Herunterladen von Inhalten oder die Teilnahme an einem Webinar ausgelöst werden. Multi-Step Workflows mit Verzögerungen, Verzweigungen und Goal Tracking führen Leads von der Awareness über die Überlegung zur Entscheidung. CRM-Daten aus Sales Hub können Post-Demo Email-Nachverfolge oder Nachricht nach einer Deal-Phase-Änderung auslösen.
Der Nutzen von Automation ist erheblich. Automatisierte Emails generierten 41% der Email-Bestellungen, obwohl sie nur 2% aller versendeten Emails ausmachten, und einer von drei Personen, die eine automatisierte Email öffnen, endet mit einem Kauf.
Einige Workflow-Schutzmechanismen, die du sofort implementieren solltest:
- Nutze Segment-Zugehörigkeit als Workflow-Enrollment-Trigger, implementiere aber richtige Schutzmechanismen, um Konflikte und Over-Messaging zu verhindern. Richte Suppressionslisten, Exit-Bedingungen und Wartepausen ein, um mehrere Workflows zu koordinieren.
- In HubSpot kannst du ein Limit für die Anzahl der Mitteilungen festlegen, die jemand pro Woche erhalten kann, um sicherzustellen, dass du keine Posteingangsflut verursachst und eine schlechte Benutzererfahrung bietest.
- Automatisierte Emails, die nicht mit einer verbundenen Email-Senderdomain versendet werden, werden von einer HubSpot-verwalteten Domain versendet, was Deliverability und Sender-Reputation schaden kann. Verbinde deine Domain, bevor du Workflows startest.
5. Schreibe Betreffzeilen, die die Öffnung verdienen
Deine Betreffzeile ist deine erste und oft einzige Chance, jemanden in deine Email zu locken. HubSpot verfügt über integrierte KI-Tools zum Generieren und Testen von Betreffzeilenvarianten, aber die Prinzipien hinter großartigen Betreffzeilen sind konsistent.
Betreffzeilen zwischen 61 und 70 Zeichen hatten die höchste Öffnungsrate bei 43,38%. Der Sweet Spot für Click-Through Rate liegt jedoch bei etwa 41 bis 50 Zeichen, was die höchste CTR bei 17,57% produzierte.
Einige zusätzliche Datenpunkte, die du kennen solltest:
- Dringende Betreffzeilen erhöhen die Öffnungsraten im Durchschnitt um 22%.
- Das Hinzufügen von Zahlen zu Betreffzeilen erhöht die Öffnungsraten um 57%.
- Das Wort "Newsletter" senkte die Öffnungsraten um 18,7%.
- Emails ohne Emojis in ihrer Betreffzeile hatten höhere Öffnungsraten (42,23% vs. 37,5%) und Click-Through Rates (4,16% vs. 3,32%).
Nutze HubSpots A/B-Test-Funktion, um Betreffzeilen, Layouts oder CTAs zu testen. HubSpot kann automatisch die Gewinner-Version an den Rest deiner Liste versenden.
Für einen vollständigen Überblick über Betreffzeilenstrategie siehe Email Subject Line Best Practices That Boost Open Rates by 27%.
6. Optimiere Sendezeiten mit HubSpots Built-In Tools
Wann du sendest, ist fast genauso wichtig wie das, was du sendest. Send Time Optimization nutzt Machine Learning, um die individuellen Engagement-Muster jedes Kontakts zu analysieren und Emails automatisch zu versenden, wenn sie am ehesten geöffnet werden.
HubSpots Send Time Optimization Feature macht dies pro Kontakt, anstatt ein einzelnes Sendefenster für deine gesamte Liste zu nutzen. Als allgemeine Regel performt Dienstag bis Donnerstag zwischen 10:00 und 12:00 Uhr Empfänger-Zeit noch immer am besten.
Mobile beeinflusst auch Timing-Entscheidungen. Mehr als 60% der Emails werden jetzt auf mobilen Geräten geöffnet, selbst im B2B. Kurze Absätze, große Buttons und responsive Layouts sind nicht mehr optional. Nutze HubSpots mobile-optimierte Email-Templates, die sich automatisch an die Bildschirmgröße anpassen.
Für Sendefrequenz ist die empfohlene Obergrenze zwei Emails pro Woche. HubSpots Knowledge Base betont die Wichtigkeit der Überwachung von Email-Performance und Gesundheit, um sicherzustellen, dass deine Emails Posteingangsboxen erreichen und nicht in Spam-Fallen landen.
7. Erhalte List Hygiene, um Deliverability zu schützen
Eine große Liste mit niedrigem Engagement ist schädlicher als eine kleine mit hohem Engagement. Email-Hygiene beeinflusst direkt deine Deliverability.
Hier sind die Benchmarks, die du einhalten solltest:
- Eine gesunde Bounce Rate liegt typischerweise unter 2% für zustimmungsbasierte Email-Listen. Raten über 5% signalisieren potenzielle Deliverability-Probleme, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern.
- Eine Abmelderate unter 0,5% pro Kampagne wird als akzeptabel angesehen.
- Deine Cadence-Ziele sollten Abmeldungen unter 0,3% und Spam-Beschwerden unter 0,08% anstreben.
Praktische Hygiene-Schritte in HubSpot:
- Suppressiere regelmäßig Kontakte, die in 90 bis 180 Tagen nicht engagiert waren. Entweder reaktiviere sie mit einer dedizierten Win-Back Sequenz oder entferne sie.
- Entferne Hard Bounces schnell, segmentiere inaktive Kontakte und validiere neue Einträge, bevor sie deine Listen kontaminieren.
- Aktiviere Double Opt-in für Email-Listen, um zu bestätigen, dass Kontakte wirklich von dir hören möchten. Dies schützt deine Sender-Reputation von Anfang an.
8. Verfasse Metriken, die mit Umsatz verbunden sind
Open Rate erhält zu viel Aufmerksamkeit. Es ist ein Richtungssignal, kein Geschäftsergebnis. Etwa 21% der Marketing-Führungskräfte messen Email ROI immer noch nicht, was ihre Fähigkeit einschränkt, Performance zu bewerten.
Email Marketing ROI steigt, wenn Kampagnen relevanter sind und besser zeitlich abgestimmt werden. Dies umfasst typischerweise die Segmentierung von Zielgruppen, die Personalisierung von Inhalten, das Testen von Liefertiming und die regelmäßige Überprüfung der Performance. Konsistente Analysen helfen dabei, zu identifizieren, welche Kampagnen Ergebnisse liefern.
Baue ein HubSpot Email Dashboard, das Folgendes verfolgt:
- Click-to-Open Rate (CTOR): Ein saubereres Engagement-Signal als rohe Open Rate, da es Clicks gegen tatsächliche Öffner misst, anstatt gegen Gesamtversände.
- Conversion Rate: Wie viele Email-Empfänger die gewünschte Aktion abgeschlossen haben, ob das ein Formular-Ausfüllen, Demo-Anfrage oder Kauf ist.
- Einflussreiches Umsatzvolumen: Nutze HubSpots Attribution Reporting, um Email-Versände mit abgeschlossenen Deals zu verbinden.
- Abmeldungs- und Spam-Beschwerderaten: Führende Indikatoren von Inhalts- oder Häufigkeitsproblemen.
Baue ein Dashboard auf, das Häufigkeit, Engagement und Deliverability verfolgt, um die Performance in Echtzeit im Auge zu behalten.
Für mehr zum Aufbau eines Performance-Frameworks siehe Email Marketing Analytics Best Practices.
Ein gut strukturiertes HubSpot Analytics Dashboard gibt dir Echtzeit-Sichtbarkeit in die Metriken, die zählen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist die wichtigste Email Marketing Best Practice in HubSpot?
Domain-Authentifizierung ist das Fundament. Dein technisches Setup ist die Grundlage, auf der deine Deliverability steht. Bekomme Authentifizierung und Infrastruktur zuerst richtig hin, dann baue Programme darauf auf. HubSpot macht meiste davon unkompliziert, aber du musst immer noch Einträge in DNS hinzufügen und überprüfen, dass sie funktionieren, bevor du Volumen sendest. Ohne Authentifizierung wird keine Menge an großartigem Inhalt oder Segmentierung zuverlässig Posteingangsboxen erreichen.
Wie oft sollte ich Emails durch HubSpot versenden?
Der Schlüssel ist, eine Cadence zu entscheiden und Grenzen zu setzen. Dies kann in den HubSpot Admin-Einstellungen erfolgen. Die empfohlene Obergrenze ist zwei Emails pro Woche. Das gesagt, die richtige Häufigkeit hängt von deiner Zielgruppe ab. Überwache Abmelderaten nach jeder Cadence-Änderung. Wenn sie über 0,5% steigen, fahre zurück.
Wie verbessert HubSpots Segmentierung die Email-Performance?
Der Schlüsselvorteil ist, dass Segment-Zugehörigkeit automatisierte Workflows und personalisierte Content-Lieferung auslöst. Wenn jemand von "Prospect" zu "Customer" wechselt, wird er automatisch in die richtige Welcome Series eingeschrieben, während er aus Sales Nurture Kampagnen entfernt wird. Diese Lebenszyklus-Awareness ist das, was hochperformante Programme von solchen unterscheidet, die stagnieren.
Unterstützt HubSpot A/B-Tests für Emails?
Ja. HubSpots A/B-Test-Funktionen lassen dich Betreffzeilen, Layouts oder CTAs testen, und HubSpot kann automatisch die Gewinner-Version an den Rest deiner Liste versenden. Behandle A/B-Testing als einen laufenden Prozess, nicht als ein einmaliges Experiment. Was deine Zielgruppe anspricht, ändert sich, wenn deine Liste wächst und dein Produkt sich weiterentwickelt.
