Plantilla de Email para Marketing de Eventos: Ejemplos de Diseño Gratuitos
Consigue una plantilla de email para marketing de eventos completamente gratis y aumenta tus registros y asistencia. Diseños personalizables con tácticas de conversión probadas incluidas.
Cada evento que promociona tu negocio triunfa o fracasa según cómo lo comuniques. El email sigue siendo el canal más fiable para impulsar registros de eventos, engagement y seguimiento posterior, generando un ROI promedio de 42 euros por cada euro invertido según la Asociación de Data y Marketing. Pero ese retorno solo se materializa cuando los emails que envías se construyen sobre la estructura correcta. Una plantilla de email para marketing de eventos bien diseñada elimina la incertidumbre, mantiene tu mensajería consistente y asigna un propósito claro a cada etapa del ciclo de vida del evento.
Esta guía explica qué hace funcionar una plantilla de email para eventos, qué incluir en cada fase y ejemplos de diseño listos para adaptar a conferencias, webinars, lanzamientos de productos y más.
Puntos Clave
Una secuencia completa de emails para eventos cubre al menos cinco fases: salva la fecha, invitación, confirmación, recordatorio y seguimiento posterior al evento.
Casi el 70% de los destinatarios de email deciden si abrirlo solo basándose en la línea de asunto, haciendo que el copy del asunto sea tu decisión de diseño más crítica.
Más del 70% de los emails se abren en dispositivos móviles en 2025. Si tus emails no son responsive, 8 de cada 10 destinatarios podrían borrarlos al instante.
Las empresas que envían recordatorios de email personalizados triplican las tasas de asistencia a webinars y eventos virtuales, pasando del 9% al 35% impresionante, según investigación de Banzai.
La personalización y segmentación no son extras opcionales. Una línea de asunto de email personalizada aumenta la tasa de apertura un 26%.
Qué es una Plantilla de Email para Marketing de Eventos.
Una plantilla de email para eventos es un formato de email prediseñado para comunicarse con asistentes potenciales o participantes sobre un próximo evento que vas a organizar. Un email de invitación a evento típico incluye detalles clave como fecha, hora, lugar del evento, agenda e información de registro. Un email de evento proporciona a los destinatarios detalles sobre el evento y los convence de asistir.
Una buena plantilla hace más que mostrar información de forma limpia. Las plantillas de email garantizan personalización consistente de emails, lo que puede aumentar tasas de apertura y conversión. Una plantilla de email adecuada incorpora elementos interactivos como encuestas, sondeos o temporizadores de cuenta regresiva en tus emails, que pueden ayudar a impulsar el engagement.
Plantilla de Email para Marketing de Eventos: Ejemplos de Diseño Gratuitos
Consigue una plantilla de email para marketing de eventos completamente gratis y aumenta tus registros y asistencia. Diseños personalizables con tácticas de conversión probadas incluidas.
Cada evento que promociona tu negocio triunfa o fracasa según cómo lo comuniques. El email sigue siendo el canal más fiable para impulsar registros de eventos, engagement y seguimiento posterior, generando un ROI promedio de 42 euros por cada euro invertido según la Asociación de Data y Marketing. Pero ese retorno solo se materializa cuando los emails que envías se construyen sobre la estructura correcta. Una plantilla de email para marketing de eventos bien diseñada elimina la incertidumbre, mantiene tu mensajería consistente y asigna un propósito claro a cada etapa del ciclo de vida del evento.
Esta guía explica qué hace funcionar una plantilla de email para eventos, qué incluir en cada fase y ejemplos de diseño listos para adaptar a conferencias, webinars, lanzamientos de productos y más.
Puntos Clave
Una secuencia completa de emails para eventos cubre al menos cinco fases: salva la fecha, invitación, confirmación, recordatorio y seguimiento posterior al evento.
Casi el 70% de los destinatarios de email deciden si abrirlo solo basándose en la línea de asunto, haciendo que el copy del asunto sea tu decisión de diseño más crítica.
Más del 70% de los emails se abren en dispositivos móviles en 2025. Si tus emails no son responsive, 8 de cada 10 destinatarios podrían borrarlos al instante.
Las empresas que envían recordatorios de email personalizados triplican las tasas de asistencia a webinars y eventos virtuales, pasando del 9% al 35% impresionante, según investigación de Banzai.
La personalización y segmentación no son extras opcionales. Una línea de asunto de email personalizada aumenta la tasa de apertura un 26%.
Qué es una Plantilla de Email para Marketing de Eventos.
Una plantilla de email para eventos es un formato de email prediseñado para comunicarse con asistentes potenciales o participantes sobre un próximo evento que vas a organizar. Un email de invitación a evento típico incluye detalles clave como fecha, hora, lugar del evento, agenda e información de registro. Un email de evento proporciona a los destinatarios detalles sobre el evento y los convence de asistir.
Una buena plantilla hace más que mostrar información de forma limpia. Las plantillas de email garantizan personalización consistente de emails, lo que puede aumentar tasas de apertura y conversión. Una plantilla de email adecuada incorpora elementos interactivos como encuestas, sondeos o temporizadores de cuenta regresiva en tus emails, que pueden ayudar a impulsar el engagement.
Piensa en cada plantilla de tu secuencia como una herramienta de propósito único. El salva la fecha construye conciencia. La invitación impulsa registros. El recordatorio convierte a los indecisos. El seguimiento posterior captura pipeline y feedback. Cada email tiene un trabajo y un CTA claro.
La Secuencia de 5 Emails para Eventos (Con Plantillas)
Si solo envías uno o dos emails sobre tu evento, estás dejando dinero y asistencia sobre la mesa. El marketing de eventos efectivo con email no se trata de volumen. Se trata de timing, propósito y claridad de mensaje.
Aquí hay un marco de cinco emails probado con plantillas completas para cada fase.
1. Email Salva la Fecha
Envía este primero. Su único objetivo es asegurar un espacio en el calendario del destinatario.
Un adelanto con la fecha y hora, enviado seis semanas antes del evento, le da a tu audiencia suficiente tiempo para planificar y guardar la fecha. Para eventos a gran escala o conferencias en destinos, adelanta esto a ocho a doce semanas.
Plantilla:
Asunto: Salva la Fecha: [Nombre del Evento] Llegará [Mes DD]
Hola [Nombre],
Marca tu calendario. [Nombre del Evento] ocurre el [Fecha] en [Ubicación/Plataforma].
[Una frase de valor: qué aprenderán, ganarán o experimentarán los asistentes.]
El registro se abre el [Fecha]. Pronto enviaremos todos los detalles.
[Botón CTA: Agregar al Calendario]
[Tu Nombre / Nombre del Equipo]
Mantén este email corto. Un párrafo, un CTA. Sin enlace de registro todavía porque crea fricción antes de haber construido anticipación.
2. Email de Invitación
Enviar a la gente una invitación de evento aleatoria nunca es tan efectivo como prepararlos con un email de anuncio de evento bien cronometrado primero. Los emails de anuncio de evento informan a tus clientes que un evento va a ocurrir, mientras que los emails de invitación de evento les piden que asistan. Deberías usar ambos mensajes en tu marketing de eventos por email como parte de una serie.
Plantilla:
Asunto: Estás Invitado: [Nombre del Evento] el [Fecha]
Hola [Nombre],
[Nombre del Evento] es tu oportunidad de [beneficio específico: aprender X, conocer a Y, resolver Z].
Qué: [Descripción del evento en una o dos oraciones]
Cuándo: [Fecha y Hora con Zona Horaria]
Dónde: [Ubicación o Enlace de Plataforma Virtual]
Quién Habla: [Nombre del Orador, Título]
[Botón CTA: Reserva Tu Lugar]
Los precios early-bird terminan el [Fecha]. Los lugares están limitados a [Número].
[Tu Nombre]
Las invitaciones de evento personalizadas muestran un mayor grado de interés por el suscriptor y sus necesidades particulares. Una invitación de evento personalizada que menciona al lector por nombre se siente como una nota de un amigo, con un tono útil e informativo en lugar de tácticas de ventas de presión alta.
3. Email de Confirmación
Envía esto inmediatamente después de que alguien se registre. Enviar un mensaje de confirmación recibe a los nuevos registrados, asegura su lugar, comparte detalles clave de acceso al evento y construye emoción con insights adicionales, cuentas regresivas u ofertas de contenido especial.
Plantilla:
Asunto: Estás Registrado en [Nombre del Evento]. Esto es lo Siguiente.
Hola [Nombre],
Tu registro en [Nombre del Evento] el [Fecha] a las [Hora, Zona Horaria] está confirmado.
Agregar a calendario: [Enlace del Calendario]
Acceso al evento: [Enlace o instrucciones]
Agenda: [Adjuntar o enlazar]
¿Tienes preguntas? Responde este email o visita [URL de Preguntas Frecuentes].
Nos vemos allá.
4. Email de Recordatorio (Envía 2 a 3 Veces)
Ya sea que estés organizando un evento online u offline, recordarle a tu audiencia sobre él es tan importante como informarles en primer lugar. Aquí es donde entran en juego los emails de recordatorio de eventos. Tus asistentes se registraron hace meses y podrían haber olvidado o perdido interés durante el período de espera. Los emails de recordatorio cuidadosamente redactados pueden ayudar a mantener tu evento fresco en las mentes de tu audiencia prospectiva, mantener el engagement y garantizar que la mayoría de los que se registraron asistan.
Construye una cadencia de recordatorio simple: invitación inicial, un recordatorio 3 a 7 días después, y un recordatorio final 24 horas antes del evento. Envía un empujón único a los no-responders 3 a 5 días después de la primera invitación y personaliza líneas de asunto para aumentar el engagement. Limita los seguimientos totales a dos o tres para evitar fatiga de audiencia manteniendo urgencia.
Plantilla (Recordatorio Final):
Asunto: [Nombre del Evento] es Mañana. Aquí está Tu Enlace de Acceso.
Hola [Nombre],
[Nombre del Evento] comienza a las [Hora, Zona Horaria] mañana.
Únete aquí: [Enlace de Acceso Directo]
Orador: [Nombre]
Tema: [Qué aprenderás o ganarás]
¿Tienes preguntas? Responde aquí y te pondremos al día rápidamente.
5. Email de Seguimiento Posterior al Evento
No dejes que la conversación termine cuando el evento lo hace. Envía emails de seguimiento para agradecer a los asistentes, compartir highlights del evento y proporcionar información sobre futuros eventos o contenido relacionado.
Comienza agradeciendo a tu audiencia por tomarse el tiempo de asistir a tu evento. También es buena idea resumir brevemente el tema del evento para recordar a los participantes del valor que adquirieron y alentar su participación en futuros eventos. Incluye recursos útiles como grabaciones de charlas, diapositivas con puntos clave de aprendizaje, fotos y videos.
Plantilla:
Asunto: Gracias por Asistir a [Nombre del Evento]. Aquí está el Resumen.
Hola [Nombre],
Gracias por unirte a [Nombre del Evento]. Esto es lo que cubrimos y qué viene después.
Puntos clave: [2 a 3 puntos]
Grabación / Diapositivas: [Enlace]
Encuesta de feedback: [Enlace, toma 2 minutos]
Nuestro próximo evento, [Nombre del Próximo Evento], es el [Fecha]. [Botón CTA: Regístrate Ahora]
Para los no-asistentes, hacer seguimiento con quienes no asistieron es tan importante como hacer seguimiento con quienes sí asistieron. Cuando redactes tu email posterior al evento para quienes no pudieron asistir, puedes decir que lamentas que no pudieran unirse, proporcionar enlaces a materiales posteriores al evento, alentarlos a seguir tus futuros eventos y ofrecer ayuda si es necesario.
Anatomía de una Plantilla de Email para Eventos de Alto Rendimiento
Cada plantilla en tu secuencia debe compartir la misma base estructural. Estos son los elementos innegociables.
Línea de Asunto
Aspira a 6 a 8 palabras, menos de 50 caracteres, para que tu asunto se muestre limpiamente en móvil y escritorio. Incluye el nombre del evento o tipo, un beneficio claro o llamada a la acción, y una pista concreta como fecha, número de lugares o fecha límite para impulsar urgencia.
Líneas de asunto para modelar:
"Los Lugares se Están Llenando: Regístrate en [Evento] Antes del Viernes"
"[Nombre], Tu Lugar en [Evento] Está Reservado"
"[Nombre del Evento] Comienza en 24 Horas. Únete Aquí."
Texto Preheader
El preheader es el texto de vista previa que aparece después de la línea de asunto en la mayoría de las bandejas de entrada. Úsalo para reforzar el asunto y agregar un detalle más que justifique la apertura. Mantenlo bajo 90 caracteres.
Cuerpo del Mensaje
Un error común en emails de eventos es el messaging largo y confuso. Dado que una persona recibe más de 100 emails diarios en promedio, es vital enviar un mensaje claro, conciso y memorable. Tan pronto como el lector abra el email, debe saber de qué se trata.
Mailchimp sugiere mantener el cuerpo del email bajo 200 palabras, usando lenguaje simple para mejorar la legibilidad. Las oraciones deben ser cortas, idealmente menos de 25 palabras, para hacerlas fáciles de digerir.
Botón de Llamada a la Acción
Tu CTA es el elemento más crítico para conversión. Hazlo prominente usando un color de botón contrastante, fuente más grande y mucho espacio en blanco alrededor. Usa verbos orientados a la acción como "Regístrate Ahora", "Asegura Tu Lugar", "Reclama Tu Ticket" o "Responde Aquí". Evita múltiples CTAs que puedan confundir al lector. Enfócate en una acción primaria.
Desde el punto de vista técnico, coloca CTAs primarios sobre la línea de flotación y repite al final del email. Usa colores contrastantes, palabras de acción claras, objetivos táctiles mínimos de 44px y rodéalos con espacio en blanco. Limita a un CTA primario por plantilla para evitar parálisis de decisión.
Diseño de Plantilla de Email para Eventos: Qué Funciona
Las decisiones de diseño afectan directamente si las personas se registran o cierran la pestaña. Esto es lo que los datos apoyan.
Diseño Mobile-First
Más del 70% de los emails se abren en dispositivos móviles en 2025. Si tus emails no son responsive, 8 de cada 10 destinatarios podrían borrarlos al instante. Comienza con un diseño de una columna, usa un ancho de contenedor máximo de 600px para escritorio y mantén plantillas de 600 a 650 píxeles de ancho para compatibilidad óptima en clientes de email, asegurando una visualización adecuada en dispositivos de escritorio y móviles.
Visuales y Marca
La investigación muestra que los humanos procesan visuales de email 60,000 veces más rápido que texto y los encuentran más fáciles de recordar. Usar imágenes de alta resolución ayuda mucho a hacer tus emails más atractivos y memorables. Tus elementos de diseño de email, como colores, fuentes y logos, son esenciales para mantener una imagen de marca consistente. Usar un diseño consistente en varios canales hace que tu marca sea fácilmente identificable, memorable, profesional y confiable.
Estructura tu diseño para guiar la atención: usa un ancho máximo de 600px para escritorio con flujo de una columna en móvil, coloca un CTA primario sobre la línea de flotación y mantén el texto del cuerpo a 14 a 16px con encabezados a 20 a 24px. Comprime imágenes menos de 80 a 100KB para evitar cargas lentas y mantén el HTML total bajo 102KB para que Gmail no recorte contenido.
Color y Contraste
Usa colores consistentes con la marca con altas tasas de contraste para accesibilidad. Limita a 3 a 4 colores máximo, asegura que el texto cumpla las guías WCAG (relación de contraste 4.5:1) y elige colores CTA que destaquen de tu paleta de marca mientras mantienen armonía.
Personalización y Segmentación
Un envío genérico de evento tiene un rendimiento mucho más bajo que uno dirigido. Las campañas de email segmentadas muestran un 50% de CTR más alto que campañas sin dirigirse. Los marketers que envían campañas segmentadas notan un aumento de ingresos del 760%.
Para emails de eventos específicamente, segmenta por:
Asistentes anteriores vs. prospectos nuevos: Los asistentes anteriores necesitan framing de lealtad. Los prospectos nuevos necesitan prueba social y explicación de valor.
Estado de registro: Los que se registraron obtienen secuencias de confirmación y recordatorio. Los que no se han registrado obtienen empujones basados en urgencia.
Nivel de engagement: Dispara emails de recordatorio solo a abrigos o clickers que no se hayan registrado para evitar fatiga de audiencia.
Para personalización más profunda, varía tono, incentivos y puntos de prueba: los VIPs reciben invitaciones concisas y exclusivas con un enlace RSVP dedicado; los recién llegados obtienen highlights de agenda, biografías de oradores y un testimonio o métrica; los alumni ven descuentos de lealtad y mejoras de sesión.
El timing afecta tanto tasas de apertura como conversiones de registro. El timing es crucial en marketing de eventos, ya que enviar invitaciones demasiado pronto o demasiado tarde puede llevar a bajo engagement. Los estudios muestran que el timing de email puede impactar tasas de apertura en 25 a 30%, siendo las mañanas entre semana las más efectivas.
Una cadencia práctica por tamaño de evento:
Los festivales grandes, eventos en destinos y recaudadores de fondos que requieren viaje o planificación anticipada se benefician de un período de anticipación de 2 a 3 meses. Los eventos medianos y locales donde los asistentes quieren noticia pero no una larga ventana funcionan bien con un mes de anticipación.
Es buena práctica enviar tu email de anuncio cuatro a seis semanas antes del evento para dar a los clientes amplio tiempo para hacer arreglos.
Recordatorio final: 24 horas antes, con detalles de acceso en primer plano.
Una campaña con 3 a 5 emails bien cronometrados generalmente supera envíos únicos y evitar filtros de spam requiere espaciar emails y mantener engagement.
Para un vistazo completo de cómo las elecciones de línea de asunto afectan tasas de apertura en campañas, lee nuestro desglose de Mejores Prácticas de Línea de Asunto de Email Que Impulsan Tasas de Apertura en un 27%.
Rastreo y Mejora del Rendimiento de la Plantilla
Una plantilla de email para marketing de eventos solo es tan buena como lo que aprendes de ella. Define objetivos medibles para cada campaña incluyendo tasa de apertura, click-through, conversión RSVP y porcentaje de no-show, y compara contra normas de industria: aspira a 20 a 30% de aperturas, 2 a 6% CTR y tasa RSVP de 3 a 8%.
Las métricas a rastrear por email en tu secuencia:
Tasa de apertura: Mide el rendimiento de la línea de asunto y nombre del remitente
CTR: Mide la efectividad del cuerpo del mensaje y CTA
Tasa de conversión RSVP: Mide el flujo completo de email a registro
Tasa de no-show: Mide qué tan bien funciona tu secuencia de recordatorio
Configurar pruebas A/B efectivas para tus líneas de asunto de email es el primer paso para entender qué resuena mejor con tu audiencia. Comienza identificando variables y eligiendo un elemento clave para probar a la vez, como longitud, personalización o la inclusión de emojis. Luego define tu audiencia segmentando tu lista de email aleatoriamente para asegurar que cada grupo sea comparable.
¿Cuántos emails debería enviar para una campaña de marketing de eventos?
Una campaña con 3 a 5 emails bien cronometrados generalmente supera envíos únicos. Para la mayoría de eventos, una secuencia de cinco emails cubre el ciclo de vida completo: salva la fecha, invitación, confirmación de registro, recordatorio (uno a dos envíos) y seguimiento posterior al evento. Los eventos más grandes con tiempos de anticipación más largos pueden justificar contenido pre-evento adicional como focos de oradores o vistas previas de agenda.
¿Qué debe incluir siempre una plantilla de email para marketing de eventos?
Tu email de evento debe incluir siempre la fecha, hora y ubicación del evento. También debe incluir toda la información que los asistentes al evento necesitan para tener una gran experiencia, incluyendo información sobre oradores, honorarios, productos, actividades, estacionamiento y logística. Cada email en la secuencia también necesita un CTA único y prominente.
¿Cómo escribo una línea de asunto para un email de invitación a evento?
Mantente bajo 50 caracteres y comienza con un gancho concreto. Usa lenguaje accionable en tu línea de asunto. Frases como "Únete a Nosotros", "No te lo Pierdas" o "Asegura Tu Lugar" animan a los destinatarios a tomar acción. Usa palabras como "Tiempo Limitado", "Última Oportunidad" u "Solo quedan pocos lugares" para crear urgencia. Personaliza agregando el nombre del destinatario u otros elementos personalizados para aumentar tasas de apertura de emails de invitación.
¿Cuál es el mejor diseño para una plantilla de email de eventos.
El buen diseño de plantilla de email presenta un diseño responsive mobile-first, jerarquía visual clara, marca consistente, fuentes legibles a 16px mínimo, CTAs estratégicamente colocados, imágenes optimizadas y tiempos de carga rápidos. El diseño debe guiar a los lectores naturalmente desde el titular hasta la acción. Las plantillas de email deberían tener 600 a 650 píxeles de ancho para compatibilidad óptima en clientes de email.
¿Cómo reenganche a personas que se registraron pero no asistieron?
Hacer seguimiento con no-shows es tan importante como hacer seguimiento con quienes sí asistieron. Cuando redactes tu email posterior al evento para quienes no pudieron asistir, di que lamentas que no pudieran unirse, proporciona enlaces a materiales posteriores al evento, alienta a seguir tus futuros eventos y ofrece ayuda si es necesaria. Incluye un enlace a la grabación del evento si existe una y usa una línea de asunto diferente de la que recibieron los asistentes.
Piensa en cada plantilla de tu secuencia como una herramienta de propósito único. El salva la fecha construye conciencia. La invitación impulsa registros. El recordatorio convierte a los indecisos. El seguimiento posterior captura pipeline y feedback. Cada email tiene un trabajo y un CTA claro.
La Secuencia de 5 Emails para Eventos (Con Plantillas)
Si solo envías uno o dos emails sobre tu evento, estás dejando dinero y asistencia sobre la mesa. El marketing de eventos efectivo con email no se trata de volumen. Se trata de timing, propósito y claridad de mensaje.
Aquí hay un marco de cinco emails probado con plantillas completas para cada fase.
1. Email Salva la Fecha
Envía este primero. Su único objetivo es asegurar un espacio en el calendario del destinatario.
Un adelanto con la fecha y hora, enviado seis semanas antes del evento, le da a tu audiencia suficiente tiempo para planificar y guardar la fecha. Para eventos a gran escala o conferencias en destinos, adelanta esto a ocho a doce semanas.
Plantilla:
Asunto: Salva la Fecha: [Nombre del Evento] Llegará [Mes DD]
Hola [Nombre],
Marca tu calendario. [Nombre del Evento] ocurre el [Fecha] en [Ubicación/Plataforma].
[Una frase de valor: qué aprenderán, ganarán o experimentarán los asistentes.]
El registro se abre el [Fecha]. Pronto enviaremos todos los detalles.
[Botón CTA: Agregar al Calendario]
[Tu Nombre / Nombre del Equipo]
Mantén este email corto. Un párrafo, un CTA. Sin enlace de registro todavía porque crea fricción antes de haber construido anticipación.
2. Email de Invitación
Enviar a la gente una invitación de evento aleatoria nunca es tan efectivo como prepararlos con un email de anuncio de evento bien cronometrado primero. Los emails de anuncio de evento informan a tus clientes que un evento va a ocurrir, mientras que los emails de invitación de evento les piden que asistan. Deberías usar ambos mensajes en tu marketing de eventos por email como parte de una serie.
Plantilla:
Asunto: Estás Invitado: [Nombre del Evento] el [Fecha]
Hola [Nombre],
[Nombre del Evento] es tu oportunidad de [beneficio específico: aprender X, conocer a Y, resolver Z].
Qué: [Descripción del evento en una o dos oraciones]
Cuándo: [Fecha y Hora con Zona Horaria]
Dónde: [Ubicación o Enlace de Plataforma Virtual]
Quién Habla: [Nombre del Orador, Título]
[Botón CTA: Reserva Tu Lugar]
Los precios early-bird terminan el [Fecha]. Los lugares están limitados a [Número].
[Tu Nombre]
Las invitaciones de evento personalizadas muestran un mayor grado de interés por el suscriptor y sus necesidades particulares. Una invitación de evento personalizada que menciona al lector por nombre se siente como una nota de un amigo, con un tono útil e informativo en lugar de tácticas de ventas de presión alta.
3. Email de Confirmación
Envía esto inmediatamente después de que alguien se registre. Enviar un mensaje de confirmación recibe a los nuevos registrados, asegura su lugar, comparte detalles clave de acceso al evento y construye emoción con insights adicionales, cuentas regresivas u ofertas de contenido especial.
Plantilla:
Asunto: Estás Registrado en [Nombre del Evento]. Esto es lo Siguiente.
Hola [Nombre],
Tu registro en [Nombre del Evento] el [Fecha] a las [Hora, Zona Horaria] está confirmado.
Agregar a calendario: [Enlace del Calendario]
Acceso al evento: [Enlace o instrucciones]
Agenda: [Adjuntar o enlazar]
¿Tienes preguntas? Responde este email o visita [URL de Preguntas Frecuentes].
Nos vemos allá.
4. Email de Recordatorio (Envía 2 a 3 Veces)
Ya sea que estés organizando un evento online u offline, recordarle a tu audiencia sobre él es tan importante como informarles en primer lugar. Aquí es donde entran en juego los emails de recordatorio de eventos. Tus asistentes se registraron hace meses y podrían haber olvidado o perdido interés durante el período de espera. Los emails de recordatorio cuidadosamente redactados pueden ayudar a mantener tu evento fresco en las mentes de tu audiencia prospectiva, mantener el engagement y garantizar que la mayoría de los que se registraron asistan.
Construye una cadencia de recordatorio simple: invitación inicial, un recordatorio 3 a 7 días después, y un recordatorio final 24 horas antes del evento. Envía un empujón único a los no-responders 3 a 5 días después de la primera invitación y personaliza líneas de asunto para aumentar el engagement. Limita los seguimientos totales a dos o tres para evitar fatiga de audiencia manteniendo urgencia.
Plantilla (Recordatorio Final):
Asunto: [Nombre del Evento] es Mañana. Aquí está Tu Enlace de Acceso.
Hola [Nombre],
[Nombre del Evento] comienza a las [Hora, Zona Horaria] mañana.
Únete aquí: [Enlace de Acceso Directo]
Orador: [Nombre]
Tema: [Qué aprenderás o ganarás]
¿Tienes preguntas? Responde aquí y te pondremos al día rápidamente.
5. Email de Seguimiento Posterior al Evento
No dejes que la conversación termine cuando el evento lo hace. Envía emails de seguimiento para agradecer a los asistentes, compartir highlights del evento y proporcionar información sobre futuros eventos o contenido relacionado.
Comienza agradeciendo a tu audiencia por tomarse el tiempo de asistir a tu evento. También es buena idea resumir brevemente el tema del evento para recordar a los participantes del valor que adquirieron y alentar su participación en futuros eventos. Incluye recursos útiles como grabaciones de charlas, diapositivas con puntos clave de aprendizaje, fotos y videos.
Plantilla:
Asunto: Gracias por Asistir a [Nombre del Evento]. Aquí está el Resumen.
Hola [Nombre],
Gracias por unirte a [Nombre del Evento]. Esto es lo que cubrimos y qué viene después.
Puntos clave: [2 a 3 puntos]
Grabación / Diapositivas: [Enlace]
Encuesta de feedback: [Enlace, toma 2 minutos]
Nuestro próximo evento, [Nombre del Próximo Evento], es el [Fecha]. [Botón CTA: Regístrate Ahora]
Para los no-asistentes, hacer seguimiento con quienes no asistieron es tan importante como hacer seguimiento con quienes sí asistieron. Cuando redactes tu email posterior al evento para quienes no pudieron asistir, puedes decir que lamentas que no pudieran unirse, proporcionar enlaces a materiales posteriores al evento, alentarlos a seguir tus futuros eventos y ofrecer ayuda si es necesario.
Anatomía de una Plantilla de Email para Eventos de Alto Rendimiento
Cada plantilla en tu secuencia debe compartir la misma base estructural. Estos son los elementos innegociables.
Línea de Asunto
Aspira a 6 a 8 palabras, menos de 50 caracteres, para que tu asunto se muestre limpiamente en móvil y escritorio. Incluye el nombre del evento o tipo, un beneficio claro o llamada a la acción, y una pista concreta como fecha, número de lugares o fecha límite para impulsar urgencia.
Líneas de asunto para modelar:
"Los Lugares se Están Llenando: Regístrate en [Evento] Antes del Viernes"
"[Nombre], Tu Lugar en [Evento] Está Reservado"
"[Nombre del Evento] Comienza en 24 Horas. Únete Aquí."
Texto Preheader
El preheader es el texto de vista previa que aparece después de la línea de asunto en la mayoría de las bandejas de entrada. Úsalo para reforzar el asunto y agregar un detalle más que justifique la apertura. Mantenlo bajo 90 caracteres.
Cuerpo del Mensaje
Un error común en emails de eventos es el messaging largo y confuso. Dado que una persona recibe más de 100 emails diarios en promedio, es vital enviar un mensaje claro, conciso y memorable. Tan pronto como el lector abra el email, debe saber de qué se trata.
Mailchimp sugiere mantener el cuerpo del email bajo 200 palabras, usando lenguaje simple para mejorar la legibilidad. Las oraciones deben ser cortas, idealmente menos de 25 palabras, para hacerlas fáciles de digerir.
Botón de Llamada a la Acción
Tu CTA es el elemento más crítico para conversión. Hazlo prominente usando un color de botón contrastante, fuente más grande y mucho espacio en blanco alrededor. Usa verbos orientados a la acción como "Regístrate Ahora", "Asegura Tu Lugar", "Reclama Tu Ticket" o "Responde Aquí". Evita múltiples CTAs que puedan confundir al lector. Enfócate en una acción primaria.
Desde el punto de vista técnico, coloca CTAs primarios sobre la línea de flotación y repite al final del email. Usa colores contrastantes, palabras de acción claras, objetivos táctiles mínimos de 44px y rodéalos con espacio en blanco. Limita a un CTA primario por plantilla para evitar parálisis de decisión.
Diseño de Plantilla de Email para Eventos: Qué Funciona
Las decisiones de diseño afectan directamente si las personas se registran o cierran la pestaña. Esto es lo que los datos apoyan.
Diseño Mobile-First
Más del 70% de los emails se abren en dispositivos móviles en 2025. Si tus emails no son responsive, 8 de cada 10 destinatarios podrían borrarlos al instante. Comienza con un diseño de una columna, usa un ancho de contenedor máximo de 600px para escritorio y mantén plantillas de 600 a 650 píxeles de ancho para compatibilidad óptima en clientes de email, asegurando una visualización adecuada en dispositivos de escritorio y móviles.
Visuales y Marca
La investigación muestra que los humanos procesan visuales de email 60,000 veces más rápido que texto y los encuentran más fáciles de recordar. Usar imágenes de alta resolución ayuda mucho a hacer tus emails más atractivos y memorables. Tus elementos de diseño de email, como colores, fuentes y logos, son esenciales para mantener una imagen de marca consistente. Usar un diseño consistente en varios canales hace que tu marca sea fácilmente identificable, memorable, profesional y confiable.
Estructura tu diseño para guiar la atención: usa un ancho máximo de 600px para escritorio con flujo de una columna en móvil, coloca un CTA primario sobre la línea de flotación y mantén el texto del cuerpo a 14 a 16px con encabezados a 20 a 24px. Comprime imágenes menos de 80 a 100KB para evitar cargas lentas y mantén el HTML total bajo 102KB para que Gmail no recorte contenido.
Color y Contraste
Usa colores consistentes con la marca con altas tasas de contraste para accesibilidad. Limita a 3 a 4 colores máximo, asegura que el texto cumpla las guías WCAG (relación de contraste 4.5:1) y elige colores CTA que destaquen de tu paleta de marca mientras mantienen armonía.
Personalización y Segmentación
Un envío genérico de evento tiene un rendimiento mucho más bajo que uno dirigido. Las campañas de email segmentadas muestran un 50% de CTR más alto que campañas sin dirigirse. Los marketers que envían campañas segmentadas notan un aumento de ingresos del 760%.
Para emails de eventos específicamente, segmenta por:
Asistentes anteriores vs. prospectos nuevos: Los asistentes anteriores necesitan framing de lealtad. Los prospectos nuevos necesitan prueba social y explicación de valor.
Estado de registro: Los que se registraron obtienen secuencias de confirmación y recordatorio. Los que no se han registrado obtienen empujones basados en urgencia.
Nivel de engagement: Dispara emails de recordatorio solo a abrigos o clickers que no se hayan registrado para evitar fatiga de audiencia.
Para personalización más profunda, varía tono, incentivos y puntos de prueba: los VIPs reciben invitaciones concisas y exclusivas con un enlace RSVP dedicado; los recién llegados obtienen highlights de agenda, biografías de oradores y un testimonio o métrica; los alumni ven descuentos de lealtad y mejoras de sesión.
El timing afecta tanto tasas de apertura como conversiones de registro. El timing es crucial en marketing de eventos, ya que enviar invitaciones demasiado pronto o demasiado tarde puede llevar a bajo engagement. Los estudios muestran que el timing de email puede impactar tasas de apertura en 25 a 30%, siendo las mañanas entre semana las más efectivas.
Una cadencia práctica por tamaño de evento:
Los festivales grandes, eventos en destinos y recaudadores de fondos que requieren viaje o planificación anticipada se benefician de un período de anticipación de 2 a 3 meses. Los eventos medianos y locales donde los asistentes quieren noticia pero no una larga ventana funcionan bien con un mes de anticipación.
Es buena práctica enviar tu email de anuncio cuatro a seis semanas antes del evento para dar a los clientes amplio tiempo para hacer arreglos.
Recordatorio final: 24 horas antes, con detalles de acceso en primer plano.
Una campaña con 3 a 5 emails bien cronometrados generalmente supera envíos únicos y evitar filtros de spam requiere espaciar emails y mantener engagement.
Para un vistazo completo de cómo las elecciones de línea de asunto afectan tasas de apertura en campañas, lee nuestro desglose de Mejores Prácticas de Línea de Asunto de Email Que Impulsan Tasas de Apertura en un 27%.
Rastreo y Mejora del Rendimiento de la Plantilla
Una plantilla de email para marketing de eventos solo es tan buena como lo que aprendes de ella. Define objetivos medibles para cada campaña incluyendo tasa de apertura, click-through, conversión RSVP y porcentaje de no-show, y compara contra normas de industria: aspira a 20 a 30% de aperturas, 2 a 6% CTR y tasa RSVP de 3 a 8%.
Las métricas a rastrear por email en tu secuencia:
Tasa de apertura: Mide el rendimiento de la línea de asunto y nombre del remitente
CTR: Mide la efectividad del cuerpo del mensaje y CTA
Tasa de conversión RSVP: Mide el flujo completo de email a registro
Tasa de no-show: Mide qué tan bien funciona tu secuencia de recordatorio
Configurar pruebas A/B efectivas para tus líneas de asunto de email es el primer paso para entender qué resuena mejor con tu audiencia. Comienza identificando variables y eligiendo un elemento clave para probar a la vez, como longitud, personalización o la inclusión de emojis. Luego define tu audiencia segmentando tu lista de email aleatoriamente para asegurar que cada grupo sea comparable.
¿Cuántos emails debería enviar para una campaña de marketing de eventos?
Una campaña con 3 a 5 emails bien cronometrados generalmente supera envíos únicos. Para la mayoría de eventos, una secuencia de cinco emails cubre el ciclo de vida completo: salva la fecha, invitación, confirmación de registro, recordatorio (uno a dos envíos) y seguimiento posterior al evento. Los eventos más grandes con tiempos de anticipación más largos pueden justificar contenido pre-evento adicional como focos de oradores o vistas previas de agenda.
¿Qué debe incluir siempre una plantilla de email para marketing de eventos?
Tu email de evento debe incluir siempre la fecha, hora y ubicación del evento. También debe incluir toda la información que los asistentes al evento necesitan para tener una gran experiencia, incluyendo información sobre oradores, honorarios, productos, actividades, estacionamiento y logística. Cada email en la secuencia también necesita un CTA único y prominente.
¿Cómo escribo una línea de asunto para un email de invitación a evento?
Mantente bajo 50 caracteres y comienza con un gancho concreto. Usa lenguaje accionable en tu línea de asunto. Frases como "Únete a Nosotros", "No te lo Pierdas" o "Asegura Tu Lugar" animan a los destinatarios a tomar acción. Usa palabras como "Tiempo Limitado", "Última Oportunidad" u "Solo quedan pocos lugares" para crear urgencia. Personaliza agregando el nombre del destinatario u otros elementos personalizados para aumentar tasas de apertura de emails de invitación.
¿Cuál es el mejor diseño para una plantilla de email de eventos.
El buen diseño de plantilla de email presenta un diseño responsive mobile-first, jerarquía visual clara, marca consistente, fuentes legibles a 16px mínimo, CTAs estratégicamente colocados, imágenes optimizadas y tiempos de carga rápidos. El diseño debe guiar a los lectores naturalmente desde el titular hasta la acción. Las plantillas de email deberían tener 600 a 650 píxeles de ancho para compatibilidad óptima en clientes de email.
¿Cómo reenganche a personas que se registraron pero no asistieron?
Hacer seguimiento con no-shows es tan importante como hacer seguimiento con quienes sí asistieron. Cuando redactes tu email posterior al evento para quienes no pudieron asistir, di que lamentas que no pudieran unirse, proporciona enlaces a materiales posteriores al evento, alienta a seguir tus futuros eventos y ofrece ayuda si es necesaria. Incluye un enlace a la grabación del evento si existe una y usa una línea de asunto diferente de la que recibieron los asistentes.
